Ha hivatalos ügyintézéshez kell cégkivonatot beszerezni, akkor az biztos, hogy az ingyenes változat nem lesz megfelelő, és vagy hiteles vagy közhiteles cégkivonatra lesz szükség. Nézzük meg, hogyan lehet közöttük dönteni.
A legegyszerűbb, ha meg tudjuk nézni, hogy milyen típusú dokumentumot várnak el. Általában meg szokták adni, hogy az adott ügyintézéshez, pályázathoz stb. melyik cégkivonatra van szükség. Ha nincs konkrétan leírva, vagy nem találjuk, akkor a cégkivonat típusok közötti különbségekből lehet következtetni arra, hogy melyiket rendeljük meg.
Ha online ügyintézés van, és a dokumentumokat is online kell beadni, akkor hiteles cégkivonat fog kelleni. Ennek az oka, hogy a közhiteles cégkivonat papír alapú, nincs belőle elektronikus változat. Ez már megkönnyíti a dolgunkat, mert ahol csak lehet, ott ma már online ügyintézés és papírbenyújtás működik.
Közhiteles cégkivonatot általában a legfontosabb ügyek esetén várnak el. Ez a legmagasabb hitelesítési szint, pont emiatt, hogy papír alapú dokumentumról van szó, amely pecséttel van ellátva. Banki ügyeknél, pályázatok benyújtásánál szokták előírni, hogy közhiteles cégkivonatra van szükség.
Ha nem tudjuk, hogy melyik típusra van szükség, akkor a közhiteles cégkivonattal biztosra lehet menni, a magasabb hitelesítés miatt akkor is elfogadják, amikor hiteles cégkivonatra van szükség. Érdemes azért utánajárni, mert a közhiteles cégkivonat drágább, és beszerzése is kicsit körülményesebb a fizikai dokumentum miatt.